Праздник своими руками. Или за что с нас просят 10% от бюджета?!

С чего все началось?

  После того как прошла эпоха лихих девяностых, закончился передел собственности и приватизации, рухнули все пирамиды наш народ многого навидался, поумнел и немного успокоился. Пришла новая власть, а вместе с ней и новая жизнь, но самое главное состоит в том, что появилась стабильность. Пусть иллюзорная, пусть она распространяется на Москву и города-миллионники, но все же – это какая-никакая, а стабильность. Наша страна стала интересна для инвестиций. Конечно – ведь это непаханое поле, какое предприятие не открой – все в новинку на все есть спрос. Именно так потихоньку, с опаской, не торопясь на наш рынок постепенно нашла волна западных компаний. Поначалу они долго проводили исследования, тестировали нас на рекламе, не торопясь меняли наши взгляды и подменивали наши идеалы и вот, наконец-то, открыли свои представительства на Российском рынке, в основном в Москве.

  Именно с этого момента началось веяние западной корпоративной культуры, которой у нас, конечно же, не было ни на наших заводах, ни на наших фабриках, ни в колхозах.  Но, неминуемо, эта культура пришла в наши офисы, в средние и крупные компании. Появились дни рождения компании, корпоративные вечеринки, корпоративный Новый Год и вполне естественный спрос на организацию этих мероприятий.

  Именно так начал зарождаться event бизнес. Точнее поначалу это был не совсем отдельный бизнес. В каждой транснациональной корпорации (ТНК) существует определенный отдел, точнее обычно нет определенного отдела или даже человека, который бы занимался организацией такого рода мероприятий. Обычно эту заботу берет на себя рекламный отдел или же, как бы это не казалось странным, HR отдел. И вот, именно с этого момента, начинается самое интересное…

А самое интересное заключается в том, что профессионального рынка event услуг попросту не существует. Если такие компании как MTC, Siemens, Microsoft и прочие гиганты постоянно рассылают заявки на тендеры, проходящие через их же закупочные документации – это повествует о том, что на рынке event услуг попросту нет лидера, из чего стоит сделать вывод, что он попросту не сформирован.

Как обычно происходит заказ мероприятия?

  Начальник отдает задание в определенный отдел (учитывая то, что обычно нет точного отдела, который бы за это отвечал, назовем его отделом N). Итак, некий менеджер отдела N начинает судорожно искать в первой 20-ке результатов выдачи яндекса компании, которые организовывают мероприятия. Далее следует обзвон всех этих агентств, при котором, без какой либо конкретики по дате бюджету, а зачастую и количеству человек агентствам дается задание организовать мероприятие.

Что из себя собственно представляет мероприятие?

  Организация мероприятия – это достаточно сложный момент со своими тонкостями, нюансами, ну и, конечно же, человеческим фактором. Но все же, не смотря на все эти тонкости, мероприятие условно можно разделить на следующие этапы:

1. Поиск и бронирование площадки;
2. Составление концепции мероприятия, исходя из зарисовок и пожеланий клиента;
3. Подбор ведущего и артистов;
4. Подбор необходимого технического оснащения (работа с подрядчиками);
5. Оформление помещения (стилизация, тематика и т.д.);
6. Питание и алкоголь;
7. Написание подробного сценария с поэтапным планом;
8. Организация контроля всех этапов;
9. Координация на самом мероприятии (включая решение конфликтов и форс- мажорных ситуаций).

  Собственно на этих 9 основных этапах строится любой корпоратив, если конечно это не выездное мероприятие или team-building. Но эта схема применима ко всем остальным мероприятиям, просто в нее добавляются необходимые дополнительные этапы.

  Не будем скрывать тот факт, что самый принципиальный момент на начальной стадии переговоров заказчика с event агентством – это поиск, подбор и бронирование площадки. От площадки зависит многое. Во-первых, без площадки (будь она открытая или закрытая) не сможет состояться мероприятия, во-вторых, все хорошие площадки бронируются на праздничные даты за несколько месяцев в перед, ну и в-третьих – стоимость аренды площадки – немалая часть бюджета.

Кстати о бюджете. В основном бюджет формируют следующие составляющие:

1. Площадка;
2. Питание и алкоголь;
3. Стоимость именитого ведущего, именитого коллектива.
  
Да вот собственно и все. Оформление и техническое оснащение конечно затратны, но расходы на эти пункты не соизмеримы по сравнению с банкетной частью. Гонорар одной знаменитой звезды + знаменитого ведущего запросто перекроют стоимость любого технического оборудования и оформления.
 
 Вернемся к нашему мероприятию. После того как мы смогли подобрать площадку все становится намного проще. Составляется краткая, а далее полная концепция мероприятия, обсуждаются детали оформления интерьера, зачастую эти моменты решает сама площадка, но в последнее время пошла тенденция на голые площадки, где организаторы самостоятельно могут выстроить свет и сделать соответствующее оформление зала, чтобы придать событию определенный антураж.
 
Зачастую руководство компании собирается совместить деловую и развлекательную часть, т.е., наряду с банальным распитием спиртных напитков и фона от выступающей рок группы, компании хотят отметить особо выделившихся сотрудников, обозначить пройденный рубеж и т.д., т.е. придать мероприятию определенной официальности – этот момент нужно обязательно согласовывать по времени, т.к. алкоголь все же делает свое дело.
 
После того как концепция обрисовала нам примерный вид нашего мероприятия стоит позаботиться о ведущем и артистах.
 
Этот момент достоин отдельной статьи, но все же, стоит  отметить, что не стоит быть скупыми по отношению к ведущим. По большому счету один ведущий сможет провести все мероприятие на ура, другой же, извиняюсь за выражение, «запороть все подчистую». Самое главное, ведущий должен быть не обязательно дорогим и именитым – он просто должен быть профессионалом. Это, кстати, во многом объясняет всеобщую заинтересованность резидентами Comedy Club и небесными размерами их гонораров. Люди боятся рисковать – Comedy видели все,…но почему-то никто не может догадаться сколько стоит артист на пике его популярности. Имейте ввиду, что это как минимум недешево, не беспокойте агентства по поводу камеди если у Вас весь бюджет 25000 долларов.  Что же касается популярных групп – этот вопрос замечательно продемонстрировал Кирилл Фельдман в своей статье «От чего растут цен на звезд?». В любом случае, даже если вы можете самостоятельно найти контакт звезды – лучше отдать переговоры профессионалам. Звезды, знаете ли, люди капризные, даже когда им платят такие гонорары. Существует другой вариант – заказ на свое мероприятие непопулярных (или как мы предпочитаем их называть независимых) артистов. Независимые артисты – хорошая альтернатива для компаний с малым бюджетом на мероприятие или тем, кому уже порядком надоели известные звезды. Но на этом пути можно столкнуться с тем, что для подбора независимого артиста или коллектива нужно иметь представление о его возможностях. У артистов зачастую попросту отсутствует демонстрационный материал, да и подвозить DVD диски клиенту не всегда удобно. Мы по-своему решили эту проблему, но это отдельный разговор. О решении этой проблемы мы напишем отдельно, но тот факт, что за первый месяц работы нашей базы у нас зарегистрировалось более 500 агентств, говорит об актуальности проблемы по подбору независимых артистов.

 Техническое оснащение очень часто предлагает сама площадка, а у определенных площадок и вовсе заключены эксклюзивные договора с компаниями, предоставляющими звуковое и световое оборудование, и никакие сторонние компании они к себе не пускают. Не буду кривить душой, сказав, что стоимость на аренду оборудования на этих площадках сильно, если даже не сказать чересчур завышена, но пусть это останется на их совести.

 Оформление площадки необходимо в основном для придания событию определенной стилизации и тематики. Кому-то нужна эпоха 70-х, кому-то стилизация вручения кино наград, в общем, этот момент с удовольствием возьмут на себя подрядчики, если хотите даже по фито дизайну. В зависимости от бюджета, Вы можете установить от водопадов и проекций логотипов на паровые струи до ледяных скульптур. Существуют множество профессионалов в оформлении, и бюджет мероприятия очень сильно стимулирует фантазию креативщиков. 

Очень часто на площадках есть также своя кухня. Для организации питания согласовывается меню на еду и выпивку. Но, опять же, хотелось бы отметить, что есть компании, которые импортируют весь алкоголь в Россию и у них лучшие цены, существуют кейтеринговые компании, у которых сравнительно не дорогая еда. Я бы посоветовал отдать такой деликатный момент как выпивка и еда профессионалам и не доверять только лишь возможностям площадки.

А вот теперь мы подошли к самому основному. Я назвал свою статью «Праздник своими руками» именно потому, что у читателя может создаться иллюзия того, что организация мероприятия – это достаточно просто. Нашел площадку, ведущего, кейтеринг, послушал пожелания начальства и коллег, набросал концепцию, позвонил подрядчикам – и вот оно! Все заработало!

Возможно, все так и обстоит. Я, ни в коем случае, не собираюсь Вас переубеждать.

  Дело в том, что очень часто заказчик никак не может понять, какую работу на себя берет агентство. Вроде все в состоянии найти обычный менеджер его же компании. Зайди в интернет – найди площадку и артистов, договорись и все готово. Но, как и в любом деле «не профессионал» не видит множество подводных камней. Спросите любого руководителя предприятия – чем отличается профессионал от любителя? Бьюсь об заклад, он Вам ответит – «профессионал знает детали». А вот именно от множества деталей и нюансов и зависит окончательный итог Вашего мероприятия.

  Многие мероприятия с треском провалились именно из-за того, что 8 и 9 пункт не были выполнены профессионально. За несколько дней до мероприятия площадка вернула предоплату и ее представители сказали, что приехал их важнейший клиент? Звезда опоздала на свое выступление? Во время серьезнейшей речи генерального директора или что еще хуже иностранного главы представительства зафонил или отключился микрофон? Кто-то разбил рюмку прямо на проходе и поранил себе ногу Ваш VIP гость?

Это всего лишь маленькие примеры того, что реально может произойти на мероприятии, на котором присутствует от 50 до 300 человек. А что если их 1500?

  Координировать процесс подготовки мероприятия и тем более процесс реализации должен профессионал. Причем не обязательно для этого нужна команда.

  Для подготовки и организации мероприятия достаточно одного человека, все остальные это подрядчики, outsource’инг и волонтеры. Самое главное чтобы этот человек был профессионал.

  Организация мероприятие можно грубо сравнить с процессом съемки фильма. У фильма должен быть режиссер. А режиссер, как известно, единственный человек который видит картинку в целом. Все остальные видят картинку по частям: сценарист  в теории, оператор в объективе, актеры просто играют роли. Стоит отметить, что все действующие лица должны быть профессионалами и работать в, своем роде, команде. Режиссер же помимо своих прямых действий может выступать и в качестве продюсера и в качестве автора сценария, он - единственный человек, который все может сопоставить воедино.

  В этом ошибка многих агентств – они отдают проекты менеджерам (в основном студентам), которым просто говорят, что делать и издалека контролируют работу.

 Какой же итог можно подвести?

  Event бизнес еще не сформировался как индустрия, по крайне мере в России. В нем не существует четкой структуры (если хотите схемы) по организации мероприятий. В нем также нет четких институтов, отвечающих за определенные этапы создания мероприятия, нет также определенных правил, поведения игроков на рынке. На event рынке не существует определенного лидера или группы лидеров. Мало кто завоевал доверие. Event бизнесом не могут заниматься рекламные и крупные BTL агентства, т.к. они реально не обладают профессионализмом в этой сфере. Множество мероприятий сорвались или прошли неуспешно лишь по той причине, что клиенту приходится постоянно метаться между выбором тендерных предложений и решением все сделать собственными силами. В результате, мы видим плохо подготовленные церемонии и премии, не говоря уже о корпоративах.

  Перед тем как подвести окончательный итог этой маленькой статье, хотелось бы опять уйти на лирическое отступление. Вы никогда не замечали статьи в интернете и желтой прессе о том, что звезды мировой величины не довольны тем как их встретили в Москве. Конечно, звезды мировой величины имеют свои причуды, но, все же, многие ситуации можно предугадать. На рынке организации всякого рода мероприятий отсутствует, как бы это ни было банально, профессионализм. Мероприятия и в прямом и переносном смысле делаются на коленках.

 Немного саморекламы.

Не хочу превращать статью в рекламу наших проектов, но все же обмолвлюсь о них парочкой словечек.

  Сегодняшний рынок организации мероприятий требует изменений. Скажу более смело, рынок требует реформирования. Event индустрия нуждается в инструментах и механизмах для реализации собственных проектов. Мы решили немого помочь нашей сфере, основываясь на собственном опыте. Мы решили не конкурировать с event и рекламными агентствами, а создавать для них инструменты. Сейчас в нашем арсенале поисковая система по площадкам Москвы www.4banket.ru  (наши хорошие партнеры) и поисковая система по артистам www.baza-artistov.ru . Вы спросите, что мы будем делать дальше? Будет ли база подрядчиков, база актеров и т.д. Не будем открывать все карты. Но даже в данный момент упростить процесс организации мероприятий можно, пользуясь нашими ресурсами. Вы можете делать мероприятия самостоятельно, можете обратиться в event агентства, можете обратиться напрямую к нам. Выбор всегда за Вами. Мы лишь стараемся выступить в помощь развития индустрии, структуризировать и систематизировать ее институты.  

  Какой я могу дать совет, подытожив собственные слова. Если вы уверены в своих силах – делайте мероприятия самостоятельно. Если у Вас есть специально обученные люди, штат сотрудников, которые потом и кровью провели несколько мероприятий, и они Вам понравились – задумайтесь о целесообразности обращаться в агентства. Но, умоляю Вас не мучайте агентства своими тендерами. Ориентируйтесь на скорости реакции менеджеров, как быстро Вам выслали бриф, составили предложение, как оперативно выслали предложения по площадкам. Тендер приведет только к неразберихе. Сработайтесь с агентством на маленьком событии в 30-50 человек для своего отдела, проверьте прочность его связей и качество его подрядчиков. Ориентируйтесь на человеческий фактор. Человек, который подъехал на переговоры, должен незамедлительно ответить на любой вопрос, если у него за спиной реальный опыт организации мероприятий – он ответит моментально на любой вопрос. Не доверяйте организацию разных этапов мероприятий разным компаниям по своему усмотрению – это приведет только к неразберихе. Вся работа должна быть проделана одной командой или же под руководством одного грамотного человека. И еще – не стесняйтесь назвать бюджет. Если Вы менеджер – «выбейте» бюджет из своего начальника. Вы поможете и себе и агентству. Как Вы его не скрывайте, все равно, так или иначе, Вы его назовете, а потерять можете много времени. Обзаведитесь профессиональной этикой – не заставляйте агентства делать за Вас всю мучительную работу, а потом просто услышать в ответ «извините, мы обратились в другую компанию». Что же Вы сразу в нее не обратились, если такая была. Только на взаимном уважении и координации действий можно построить мероприятие.

  В окончание, можно отметить тот факт, с которым не поспорит ни одно агентство – мероприятие может сделать всего один человек. Вы можете сделать мероприятие своими руками. Схематично, все описано в данной статье. Но всегда помните, чем отличается любитель от профессионала. Не поскупитесь на 10% гонорар агентству. Вы потеряете 10% от бюджета, но застрахуете себя от рисков.

 Надеюсь, в данной статье я развеял миф о том, за что, все таки агентства берут свой процент.

С уважением, Прохоров Александр
"База Артистов"