Лучшая площадка Open-air

Еще не так давно, несколько лет назад, понятие «open air» воспринималось как «массовая дискотека под открытым небом».

Сейчас, с динамичным формированием рынка special events, это понятие стало значительно шире. Теперь, это не просто дискотека для всех желающих, но и место проведения корпоративных и массовых мероприятий с несколькими сотнями и тысячами участников.

Наиболее распространенными типами open air являются:

• Массовые мероприятия с открытым доступом посетителей;
• Массовые мероприятия с частично ограниченным доступом посетителей;
• Закрытые корпоративные события;
• Закрытые частные события.

Первыми устроителями массовых мероприятий open air стали организаторы таких фестивалей, как «Нашествие», «Крылья», «Максидром». Много этнических мероприятий проводится летом за пределами Москвы и области. Все массовые мероприятия объединяет то, что посетители могут беспрепятственно посещать такие open air-события. Но есть и такие, которые носят частично закрытый характер, но все же относятся к массовым. Например, в усадьбе «Кусково», каждый год 4 июля Американская Торговая Палата при участии компании Coca-Cola организовывает празднование дня независимости США. Мероприятие посещают тысячи сотрудников американских компаний и гостей столицы по специальным пригласительным билетам.

Наиболее распространенным типом мероприятий являются корпоративные open-air праздники. В большинстве случаев, все подобные мероприятия носят командообразующий характер.   Кроме этого, в некоторых крупных компаниях с сильной корпоративной культурой есть такое понятие как «family day». На такие события сотрудники компаний приглашаются вместе со своими семьями.

Самыми закрытыми считаются частные мероприятия. Наиболее яркими событиями, информация о которых стала доступна средствам массовой информации, были свадьбы звезд отечественной эстрады – Лолиты Милявской в усадьбе Царицыно в 2004 году и Анастасии Волочковой на территории Юсуповского дворца в Санкт-Петербурге в 2007 году.   Организация частных событий под открытым небом не пользуется большой популярностью в силу высокой стоимости аренды земли. Несмотря на это, каждый год количество площадок, предоставляющих услуги по организации мероприятий под открытым небом, увеличивается.

Мы выделяем несколько основных типов площадок:

• Территория парков и усадеб в черте города;
• Территория парков и усадеб за пределами города;
• Пляжи по берегам рек в черте города и за пределами; 
• Поляны, находящиеся на территории загородных домов, пансионатов и лагерей.

Каждая площадка по-своему уникальна, но существует ряд параметров, которые определяют её как наиболее подходящую под проведение open air-мероприятий, таких как:

• Наличие на площадке электричества;
• Беспрепятственный доступ на площадку на автомобильном транспорте;
• Наличие на площадке стационарных туалетов;
• Возможность поставить шатры и организовать крытую площадку;
• Доступ к воде;
• Возможность организовать площадки для различных видов спорта;
• Возможность организации фейерверка и пиротехнических работ.
 
Несмотря на то, что полным спектром вышеперечисленных преимуществ обладают единицы открытых площадок Москвы и Подмосковья, организаторы мероприятий, при помощи привлекаемых компаний-подрядчиков, готовы брать на себя удовлетворение необходимых условий, таких как, например, организация автономных туалетных кабин.
Для event-менеджера работа с open air-площадкой – задача непростая. Одной из актуальных проблем является то, что площадок не так уж и много, и найти ту, которая будет полностью соответствовать требованиям заказчика практически невозможно. При подборе площадки, event-менеджер должен обратить внимание на такие важные моменты, как:

1. Транспортная доступность площадки.

В тех случаях, когда площадка находится в черте города или на территории загородного отеля или пансионата проблем возникнуть не должно, но если понравившаяся площадка является пляжем или поляной, то могут возникнуть некоторые сложности с организацией транспорта.
Многие пляжи, расположенные вдоль берегов рек Москвы и Подмосковья, принадлежат или находятся в долгосрочной аренде у судоходных компаний. В этом случае проблема транспортировки гостей до места проведения мероприятия решается достаточно просто – через компанию-арендодателя площадки. Следует также учитывать ситуации, в которых доступ на площадку может быть организован только по воде. В таких случаях, дополнительной статьей расходов может стать заблаговременная транспортировка на площадку необходимого оборудования, кейтеринга и т.д. 

2. Электроэнергия

Далеко не все площадки Москвы и Подмосковья имеют возможность предоставить необходимое количество электроэнергии. Этот вопрос может стать основным при подготовке мероприятия. Одним из путей решения является доставка генератора необходимой мощности, который можно дополнительно заказать у технических подрядчиков. В тех случаях, когда доступ к площадке может быть осуществлен только при помощи судоходных компаний, необходимое количество электроэнергии можно использовать с борта теплохода за дополнительную стоимость, если поляна находится в непосредственной близости от берега. 

3. Покрытие площадки

Одной из проблем открытых площадок в летний период может стать покрытие (трава, песок и т.д.). Если планируется, что все событие будет проходить под открытым небом, следует учитывать фактор погоды по нескольким причинам:

• после продолжительных дождей возможность организации мероприятия на открытом поле может быть ограничена из-за размокшей земли и грязи;
• при организации питания даже небольшой дождь может существенно испортить состояние банкетных и фуршетных столов.

Эти две проблемы решаются довольно просто - установкой шатров с наземным покрытием, и заказом дополнительного искусственного покрытия на площадь, на которой в основном будут находиться гости. При желании организации активных игр, покрытие может оставаться естественным, главное – предусмотреть возможность того, что будет грязно и скользко, что может стать причиной получения гостями травмы.

4. Туалеты

Очень мало open air-площадок обладает этим преимуществом. При организации мероприятия этот момент следует предусмотреть и обратиться в специализированные компании, занимающиеся арендой туалетных кабин. Подобная услуга особенно востребована на мероприятиях в летний период. Ассортимент «туалетных» компаний сейчас достаточно велик и может предоставить кабины по самым требовательным запросам. 

5. Время проведения мероприятия

При организации мероприятия на территории Москвы, устанавливается временной лимит – до 23.00. После этого времени запрещены все шумные мероприятия и, в первую очередь, организация фейерверка.
Если мероприятие организовывается на территории загородного дома или пансионата, администрация заведения устанавливает временные рамки самостоятельно, в зависимости от загруженности отеля и от договоренностей с рядом располагающимися жилыми поселениями.

В большинстве случаев, поляны и пляжи закрепляются за кейтеринговыми и судоходными компаниями, которые заключают эксклюзивные договора долгосрочной аренды с их собственниками. Запрос о подборе open air-площадки, как правило, попадает именно к таким организациям. Неоспоримым плюсом подобного сотрудничества является то, что кейтеринговые и судоходные компании берут на себя решение юридических и организационных вопросов, связанных с арендой площадки. Event-менеджер может также заниматься и самостоятельным поиском площадок, которые не находятся в управлении кейтеринговых и судоходных компаний. В этом случае не стоит забывать, что при организации массовых мероприятий могут возникать проблемы с администрацией районов, в ведении которых находятся данные площадки.

В номинации «Лучшая площадка open air» представлены загородные дома и пансионаты и площадки open air. Открытое голосование, которое осуществляется до 1 апреля 2008 года, проходит среди посетителей сайта www.4banket.ru и сайта Премии среди площадок для организации мероприятия www.best4event.ru.