Организация деловых мероприятий

«Организация деловых мероприятий» является одним из направлений деятельности event- и pr-агентств, которое уже давно заняло прочные позиции и собственную нишу на рынке special events. В большинстве случаев, агентства, которые предоставляют услуги по организации деловых событий, имеют приоритетное направление деятельности, связанное с рекламой и pr-технологиями. Обусловлено это может быть тем, что большинство событий, происходящих в Москве, и которые мы определяем как «деловые», проходят при поддержке средств массовой информации и должны быть обеспечены полиграфической и сувенирной продукцией.

К деловым мероприятиям мы относим конференции, семинары, пресс-конференции, круглые столы, конгрессы, съезды сотрудников крупных компаний и т.д. Все эти события объединяет единая схема проведения мероприятия, которая предполагает выступление одного или нескольких спикеров перед приглашенной аудиторией. Такие события, как правило, проходят в течение целого дня по заданной схеме:

• Регистрация участников (докладчиков, слушателей);
• Coffee welcome (организация напитков до начала мероприятия - во время сбора участников);
• Выступления (доклады, презентации участников и т.д.);
• Break (обеденный перерыв);
• Продолжение выступлений;
• Coffee break (перерыв в выступлениях);
• Продолжение выступлений;
• Неофициальная, завершающая часть программы (обсуждение проведенного мероприятия в неформальной обстановке).

Нельзя привести организацию всех деловых мероприятий к единому стандарту. Каждый клиент, планирующий свое событие, ставит определенные цели, которые должны быть достигнуты в результате организованного мероприятия. Исходя из этого, строится структура мероприятия, определяется его продолжительность, целевая аудитория и степень официоза.

Несмотря на это, площадки, которые принимают деловые мероприятия, в большинстве случаев ориентируются на общепринятые клише организации деловых событий, схема которых описана выше. Минимальное и необходимое требование для площадок, работающих на рынке деловых событий, - наличие хотя бы двух залов – для проведения мероприятия и организации питания.

Утверждение «На площадке, располагающей хотя бы двумя залами, можно организовать деловое мероприятие» является верным, но это совершенно не значит, что, например, ресторан с двумя залам подойдет для этих целей.

Существуют параметры, соответствие которым дает одним площадкам явные преимущества перед другими, не отвечающим нижеприведенным условиям:

Залы должны быть выдержаны в строгом деловом стиле;
Заведение должно иметь возможность предоставить оборудование для организации события (например: флипчарт, проектор, экран, микрофон, систему звукоусиления и т.д.);
В одном из залов должна быть предусмотрена возможность нескольких вариантов рассадки гостей с обязательной организацией президиума для выступающих.
Деловое событие в Москве можно организовать в одном из конференц-центров, которых здесь не так уж и много. Бизнес центры так же располагают всеми возможностями, но не всегда могут принять большие события. Самыми популярными площадками для организации деловых мероприятий на сегодняшний день являются гостиницы. Этому есть несколько объяснений:

Залы гостиниц обычно не привязаны к какому-либо стилю и являются многофункциональными (как для банкетов, так и для деловых мероприятий);
Гостиница обеспечит питание либо в отдельных залах, либо в фойе, либо в ресторанах, расположенных на её территории;
В большинстве гостиниц есть конференц-залы (они же киноконцертные залы);
Гостиница обеспечит мероприятие необходимым оборудованием и мебелью, предоставит помещение для организационных нужд и предоставит возможность проживания иногородним гостям мероприятия.
Самые популярные гостиницы для проведения деловых мероприятий - 4- и 5-звездочные. Во время работы с гостиницами, Вы наверняка столкнетесь с таким понятием как конференц-пакет. Это стоимость минимального необходимого набора услуг для организации делового мероприятия, которая рассчитывается на одного человека. В большинстве случаев в него входят: организация питания, предоставление безалкогольных напитков и канцелярских принадлежностей. Аренда зала рассчитывается индивидуально для каждого клиента. Некоторые гостиницы Москвы заранее закладывают в стоимость аренды минимальный пакет оборудования для проведения мероприятия, но бывает и так, что его необходимо составить самим из того, что предложит администрация гостиницы. В самых редких случаях вы сможете арендовать только залы, а все остальные заботы взять на себя:

Пригласить кейтеринговую компанию для организации питания;
Арендовать необходимое техническое оборудование и мебель.
Несмотря на все преимущества гостиниц Москвы, неизменной популярностью пользуются конференц-центры и бизнес центры.

Всё больше деловых событий начинают выходить за рамки общепринятых стандартов, а их организаторы находятся в поиске неформатных площадок, останавливаясь на тех, которые соответствуют концепции события, а не его статусу.

Источник: "4banket.ru" Наталья Жарова