Информационная поддержка мероприятий

Исходя именно из этой детали, складывается сценарий любого мероприятия. День рождения компании, юбилей руководителя, новогодняя вечеринка, деловой конгресс, все эти события объединяет одно - наличие повода, который, в свою очередь, является причиной для организации мероприятия.

Далеко не каждая event компания занимается информационной поддержкой мероприятий, и это понятно, так как для осуществления данной услуги необходимо четко понимать информационный повод конкретного события. Именно тот повод, который будет интересен, прежде всего, средствам массовой информации.

Информационная поддержка мероприятий является одной из самых трудоемких услуг в сфере event предложений. Все чаще, за данной услугой обращаются компании, у которых событие не имеет ни малейшего информационного повода. В этом случае, компаниям, предоставляющим информационную поддержку, приходится, в буквальном смысле, выискивать и цепляться за самую крохотную деталь, из-за которой могут собраться представители средств массовой информации. Наличие информационного повода является ключевым моментом, при подготовке информационной поддержки, от этого напрямую зависит успех проводимого информационного мероприятия.

Как правило, в информационной поддержке нуждаются два типа мероприятий:

1) Пресс-конференция
2) Любое другое события, которое потенциально может являться интересным для средств массовой информации.

При подготовке пресс – конференции, помимо информационного повода, также необходимо учитывать сферу деятельности компании заказчика, так как у каждой сферы бизнеса существуют свои отраслевые информационные ресурсы, именно на них, в первую очередь, должно быть нацелено данное события. В случае если информационный повод более широк, то можно задействовать общие средства массовой информации и только если в общих СМИ существуют рубрики, попадающие в тему конкретного события.

Под другими событиями, подразумевается события, для которых информационная поддержка является первоочередной. К таким событиям можно отнести: Концерты, презентации, выставки, форумы, конференции, благотворительные акции, профессиональные праздники. Соответственно для данных мероприятий важны не пост материалы, а анонсы, так как, в большинстве случаев, информационная поддержка подобных мероприятий нацелена на привлечение максимального количества аудитории или на увеличения статуса самого мероприятия.

В обоих случаях, актуальность информационного повода определяет грамотно написанный пресс-релиз. Профессиональный журналист или PRарщик четко знает, в каком ключе нужно подать информацию, чтобы привлечь максимальный интерес со стороны СМИ, именно от него зависит насколько будет интересно то или иное события.

Привлечение информационных спонсоров также является одним из основных моментов в организации информационной поддержки. Для любого вида информационной поддержки, помимо информационного листа (пресс-релиз), необходимо четкое формирование спонсорских пакетов, для привлечения информационных спонсоров и партнеров.

Чаще всего, спонсорские пакеты составляются в нескольких вариантах:

1) Для главного информационного спонсора
2) Для информационных партнеров

Каждый спонсорский пакет представляет собой совокупность информационных услуг, для потенциального информационного партнера. После получение такого пакета, потенциальный информационный партнер формирует встречное предложение по информационной поддержке. Таким образом, от объема предлагаемых информационных услуг, формируется статус каждого информационного партнера. На основе спонсорского пакета, взаимоотношения между организаторами события и средствами массовой информации, осуществляются на бартерной основе.

Это лишь малая часть того, с чем приходится сталкиваться организаторам мероприятий, при работе с представителями средств массовой информации. Помимо этого существует множество нюансов, тонкостей и правел. Так уж повелось, что современному человеку нужно лишь две вещи – хлеб и зрелище. Это также необходимо учитывать при подготовке мероприятия для журналистов, они тоже люди. Помимо этого, не стоит забывать о соотношении приглашенных журналистов с пришедшими. В лучшем случае, соотношение составляет 50/50, а худший случай может быть настолько худшим, что говорить об этом даже не стоит.

Во всех случаях, при работе с представителями средств массовой информации, нужно следовать твердым правилам, существующим многие годы, ведь именно СМИ формируют общественное мнение а, следовательно, все правила игры.

Кирилл Фельдман
Специально для "Базы Артистов"