Выездное мероприятие или найди 10 отличий!

Организация выездного мероприятия обычно очень хлопотный процесс. Обычному обывателю может показаться, что организация выездного мероприятия ничем не отличается от организации обыкновенного юбилея компании или нового года, но это ошибочное мнение.

 Итак, в чем же отличия?

При организации выездного мероприятия главное знать нюансы. Именно маленькие детали могут в лучшем случае испортить настрой всего коллектива, в худшем поставить все мероприятие под угрозу срыва.

 Для наглядности и простоты восприятия, мы можем разделить подготовку выездного мероприятия на несколько этапов:

• Согласование направления;
• Систематизация процесса работы с туристическими агентствами и операторами;
• Составление списков;
• Организация системы сбора документов;
• Закупка билетов, оформление виз;
• Организация процесса взаимодействия с принимающей стороной;
• Система бронирования номеров;
• Организация системы трансфера до места проживания и встреча гостей;
• Подготовительная работа с подрядчиками принимающей стороны;
• Предварительная подготовка места проведения и встречи гостей;
• Расселение гостей;
• Организация питания;
• Подготовка и оформления зала для конференции на принимающей стороне;
• Синхронизация сценария выездных мероприятий с подрядчиками принимающей стороны;
• Бронирование банкетной площадки на принимающей стороне;
• Организация развлекательного (банкетного) мероприятия на принимающей стороне;
• Разработка системы денежного оборота на принимающей стороне;
• Урегулирование споров и конфликтов с принимающей стороной;
• Организация отъезда группы и трансфер до аэропорта.

Почему все эти моменты играют такую важную роль?

Итак, начнем по порядку. Для простоты восприятия рассмотрим организацию выездного мероприятия на конкретном примере.

Пример №1.

Общие положения: Организовать выездное мероприятие для группы из 150 человек в любую безвизовую страну (или визовую, если вариантов особо не останется J), с учетом расселения в одноместных стандартных номерах и пребывания по времени не более 2-х ночей. В группе присутствует 10 VIP персон, требующих расселение в номерах улучшенной комфортности и отдельного трансфера. Дата мероприятия 10 августа (Пик сезона). 5 человека (2 организатора, 1 представитель компании, 2 члена семьи представителя компании) заселяются  за день до приезда основной группы. В составе компании присутствуют 3 иностранца. 2 иностранца общаются на английском, 1 на немецком, с переводчиком.

Задача: Организация конференции с 9:00 до 17:00 2 дня. Организация выездного мероприятия в виде командообразующих игр (team building) 1 день после 17:00. Вечером банкет на территории отеля. На следующий день, организация выездного банкета в местном заведении.

Скажу честно. 95% работы по организации данного мероприятия отнимает работа именно на нашей территории, в офисе. Если эти 95% работы проделаны правильно, считайте, что на месте Вам придется проделать всего 5% оставшейся работы + решить несколько нестандартных ситуаций с определенными нюансами.

С чего же начать?

Наверное, самый сложный этап – это этап неопределенности клиента. А клиент обычно всегда не определен. Вроде есть бюджет, но, с одной стороны, бюджет называть нельзя, с другой, его можно немножко увеличить, если все понравится.

На данном этапе, Ваша самая главная задача делится на 2 части:

• Определиться с направлением;
• Выяснить у клиента бюджет.

1. Согласование направления.
2. Систематизация процесса работы с туристическими агентствами и операторами;

В данном разделе мы рассмотрим сразу 2 этапа, т.к. они наиболее сложные и наиболее взаимосвязанные.

Какие у нас существуют безвизовые страны?

Ну, в основном, Черногория, Хорватия, Тайланд, Турция, Египет, ОАЭ. Здесь также имеются в виду те страны, в которых виза ставится в аэропорту. Если бюджет клиента позволяет отправить группу в визовую страну, то здесь задача в десятки раз сложнее. Зачастую клиент хочет приурочить мероприятие к событию мирового масштаба, таким как гонки на скоростных катерах в Катаре или ОАЭ, «Red Bull Air Show», посещение заводов по производству виски в Шотландии или же путешествия на королевские озера в Австрии. В любом случае Вам придется проделать колоссальную работу в содружестве с тур агентством или тур оператором по конкретному направлению.

В чем соль?

Во-первых, обычно клиент выбирает для своих мероприятий пик сезона. Даже если Вам повезло, и Вы вывозите группу в межсезонье, то поверьте, в городе Перт в Австралии, где проходило «Red Bull Air Show» вряд ли найдется более 2-х, 3-х отелей способных разместить группу из 150 человек в одноместные номера, да еще и к тому же на период в 2 ночи. Далее проблема обстоит в том, что такие отели узнаются по запросу и если 2-3 отеля вдруг осознают, что в межсезонье можно заселить половину отеля начинается конкурентная борьба, которая, в случае тендера, вообще может закончиться паникой на туристическом рынке данного городка. Поэтому, в качестве совета, могу порекомендовать, как минимум не связываться с тендерами. А если уж Ваш проект проходит через закупочную документацию крупной российской компании или западной транснациональной корпорации, будьте предельно аккуратны при обращении в агентства. Лучше попытаться отговорить клиента от данного направления и предложить именно тот вариант, в котором у Вас максимально прочные связи с принимающей стороной. Дело в том, что, помимо Вас, в конкурентную гонку начинают вступать агентства и операторы и итог схватки зачастую зависит от них. Если все же, Вы ввязались в тендер, постарайтесь максимально аккуратно разговаривать с посредниками (агентствами и операторами). Объясните, что это тендер, будьте прозрачны, не скрывайте ничего от Ваших партнеров. Скажите что группа поменьше, что Вы просто интересуетесь, но в следующий раз повезете группу именно в 150 человек и хотите узнать возможности отеля.

На данном этапе сразу же нужно поинтересоваться, существует ли в отеле конференц-зал, какой он вместимостью, какова стоимость аренды и что в эту стоимость входит. Существует ли возможность доставить разборные стенды и прочую атрибутику в отель посредством почты DHL или если это возможно, уточните, когда в стране выходные дни и национальные праздники? Все посылки, подарки, сувениры и атрибутику лучше отправить заранее, чтобы к Вашему приезду все было уже готово. Кстати, уже на данном этапе стоит уточнить, существует ли на территории отеля русскоговорящий персонал, если нет, то позаботьтесь о том, что Вам потребуются гиды, которые, кстати, могут проживать совершенно в другом городе и их проживание и питание в отеле также нужно оплатить клиенту. Английский язык, конечно же, интернациональный, но, поверьте, Арабы и Хорваты не всегда смогут расшифровать специфические профессиональные слова, которыми придется оперировать для решения элементарных задач. Проще объяснить русскоговорящему клиенту о необходимости найма переводчика или гида, нежели служащему отеля о необходимости организовать отдельную зону для банкета (об этом позже).

Итак, Вы определились с направлением, узнали о возможностях отеля или нескольких отелей (в случае расселения группы в 2 или  отеля, да бывает и такое), теперь Вам нужно перейти к непосредственной работе с клиентом.

3. Составление списков.

Этот пункт, по началу, может показаться слишком маленьким для вынесения в отдельный раздел, но давайте рассмотрим этот момент поподробнее.

Во-первых, Вы должны точно знать, сколько человек летит; Вы должны точно понимать из каких они городов, какого они возраста, какого статуса, сколько летит организаторов, сколько будет переводчиков и гидов. Вся эта информация Вам понадобится при закупке билетов, расселении, организации питания, бронировании ресторана и т.д. Поэтому, составьте четкий список, распределите людей по группам. У Вас всегда под рукой должны быть имена, фамилии, серия и номер паспорта, дата рождения и прочая информация о Вашей группе. В первый день Вы не сможете всех их запомнить и найти кого-то из огромной толпы в 150 человек.

Будьте готовы к тому, что списки будут постоянно меняться. Регулярно, в течение подготовки всего мероприятия и даже на месте, Вам придется вносить коррективы. 150 человек – огромная группа, кто-то может заболеть, у кого-то в день мероприятия день рождения, ситуация может меняться ежесекундно. Были такие случай, что приходилось менять билеты в день отлета и некоторые из пассажиров летели разными авиакомпаниями. В общем, отнеситесь к этому моменту очень внимательно.

4. Организация системы сбора документов.

Этот этап подготовки может отнять много времени, если Вам придется собирать документы, используя свои ресурсы. Настоятельно рекомендую Вам договориться с клиентом на таких условиях, чтобы всю эту работу проделал клиент, а Вы только организовали централизованное оформление виз, в котором Вам помогут тур агентства. Дело в том, что, к примеру, для путешествия в Австралию необходимы свидетельство на собственность недвижимости, машины и т.д. Если Вы возьметесь за сбор такого рода документов, ничем хорошим для Вас это не закончится, даже если документы будут приходить по почте к Вам в офис. В общем, рекомендую объяснить клиенту, что это все же его забота.

5. Закупка билетов, оформление виз.

Это также отдельный этап работы. Дело в том, что на терминале у любого билетного агентства невозможно узнать даже стоимость билетов, не вводя при этом фамилии. Если Вы просто приедете в агентство и попросите узнать, сколько будет стоить полететь в Шотландию группе из 150 человек – ничего конкретного Вы не услышите. Возможно, проблему с покупкой билетов Вам поможет решить агентство, но, учитывая то, что Вы не выкупаете стандартный тур на 7 дней и летите не чартерным рейсом, Вам придется бронировать регулярные рейсы самостоятельно. Существует еще один вариант – выкупить борт. Но такое, поверьте, смогут себе позволить только очень крупные клиенты. Но, в таком случае, всю это работу за Вас сделает агентство, которое предоставит Вам чартер. В любом случае, вспомните о пункте №3 и позаботьтесь об этом на первом этапе.

Оформление виз – процесс трудоемкий, но в варианте с группой в 150 человек Вам помогут оформить групповую визу в ускоренные сроки. Только не забудьте учесть тот момент, что в Вашей группе есть иностранцы, для них могут быть совершенно другие условия.

6. Организация процесса взаимодействия с принимающей стороной.

Суть этого пункта заключается в том, что помимо списка всех Ваших гостей у Вас на руках должен быть полный список всех служб отеля, с конкретными личностями, номерами телефонов, должностными обязательствами и т.д. Отель – сложная структура, за каждое дело в отеле отвечает определенный человек. Для того, чтобы не искать постоянно людей, отвечающих за тот или иной момент, проще создать список представителей всех служб отеля. В любой момент, Вы можете найти нужного Вам человека, для решения определенной проблемы.

В отеле, помимо службы бронирования номеров, Вам придется столкнуться с ресторанной службой, службой безопасности, служащими, ответственными за конференц-зал, службой доставки грузов, хозяйственной службой, службой бронирования трансфера, службой бронирования ресторанов. В принципе, сотрудники всевозможных служб отеля во многом помогут Вам с координацией мероприятия на месте.
Кстати, хотелось бы отметить важный момент, для подписи чеков лучше всего выделить 2-х представителей из группы,- одного представителя компании и одного представителя от организаторов. Сами понимаете, после банкета все члены группы разойдутся по номерам, поэтому, необходимо, чтобы кто-то подписал все чеки, вот именно для таких случаев нужно право подписи организатора.

7. Система бронирования номеров.

Вам придется столкнуться с работой этой службы, если Вы бронируете номера самостоятельно. Очень часто приходится сталкиваться с такого рода случаями, что кто-то не приедет или же, наоборот, подъедет неожиданный партнер компании, который, совершенно случаянно, находится в одном городе со своими коллегами. Руководство компании, естественно захочет принять своего гостя, на этот случай должен быть забронирован хотя бы один номер. Один номер, в рамках всего бюджета мероприятия, не такие уж большие расходы, но о них стоит позаботиться заранее.

8. Организация системы трансфера до места проживания и встреча гостей.

Обычно, компания заказывает для себя отдельный трансфер в обе стороны, плюс всевозможные выезды на экскурсии. Трансфер, собственно, момент не сложный, но в нем присутствуют элементы пунктуальности и формальности.

Во-первых, позаботьтесь о создании таблички. Маленькая формальность, но людям будет приятно, что их встречают не с бумажкой в руке, а с каким-то знаком, соответствующим фирменной символике.

Все гости не одновременно получат багаж, поэтому

Во-первых, может получиться такая ситуация, что автобус вмещает в себя определенное кол-во человек, машины (обычно бизнес и премиум класса) стоят дорого, а у Вас остается 7 человек, которые не помещаются в автобус, но не такие важные персоны для трансфера на автомобилях бизнес класса. Здесь нужно четко вычленить из аудитории возможных VIP-ов и приближенных к ним. Особо Важных персон нужно отправлять на автомобилях.

9. Подготовительная работа с подрядчиками принимающей стороны.

Зачастую, помимо выездной конференции и банкетной части, клиент хочет провести отдых еще и в пользу сплочения коллектива. Элементы team-building присутствуют на 90% в любом выездном мероприятии. Командно образующая игра на чужой территории – работа не простая. Во многом, концепция мероприятия зависит от местности, - это может быть  рафтинг, гонки на яхтах (как вариант на байдарках или скутерах), езда на велосипедах по горам. В любом случае, такого рода team-building, да еще и на чужой территории, - это мероприятие, связанное с повышенной опасностью. А, учитывая то, что на яхте, к примеру, многие могут позволить себе выпить, а, впоследствии, ринуться оплывать буйки и нырять за сундуком с кладом (обычно 2-мя бутылками рома и фирменным сувениром), стоит держать ухо востро. В команде ваших подрядчиков обязательно должны присутствовать опытные инструкторы, врачи и консультанты, при необходимости. В связи с этим, нужно разработать детальный сценарий мероприятия и, обязательно, обсудить все до мельчайших подробностей с заказчиком, включая резервную безналичную сумму (об этом позже). Также, имейте ввиду, что обычно подрядчики предлагают свой собственный трансфер. На всякий случай, забронируйте автобусы на пару запасных часов, так как обычно мероприятия такого рода затягиваются.

10. Расселение гостей.

Перед тем как гости приедут в гостиницу, позаботьтесь о том, чтобы сразу приготовить все анкеты, ключи от номеров и регистрационные карточки на рецепции. Также учтите, что обычно, даже в пятизвездочных отелях, служащих, которые возят вещи от автобуса до рецепции и, далее, до номера не более 3-4 человек. Позаботьтесь об этом моменте заранее, чтобы не вышло неприятного инцидента при первых часах знакомства с клиентом. Далее, стоит вспомнить об иностранцах, присутствующих в нашей группе. На моей памяти, можно отметить один случай, когда у иностранного гражданина закончилась регистрация в стране (случай был в России, но все же), т.е. гость оказался временным нелегалом. Обязательно сообщите всем гостям заранее, сколько у них есть времени на расселение и во сколько и  где состоится встреча после расселения. Естественно, попросите у администрации отеля изготовить таблички, которые будут служить ориентирами на территории отеля. Может случиться, что в отель, помимо Вашей группы, приедет еще одна или 2. Нужно позаботиться о том, чтобы в отеле была соответствующая координация на месте без Вашего участия.

И еще один момент, администрация отеля может потребовать от каждого члена группы оставить на рецепции кредитную карту, которая служит гарантом платежеспособности клиента, в случае пользования мини баром или нанесения повреждения имуществу отеля (в основном пепельницы и прочие мелочи). Чтобы упростить этот момент, существует такое понятие как «безналичный остаток».

11. Организация питания.

Все же, о «безналичном остатке» стоит поговорить в разделе «Организация питания», т.к. эти моменты плотно взаимосвязаны между собой. «Безналичный остаток» - это некий резерв, который оплачивается отелю, на тот случай, если расходы превысят планируемые. Поверьте, первый же банкет даст о себе знать.

Обычно, группа гостей, просит выделить для себя отдельную зону для питания, даже, если питание происходит в формате шведского стола. Идеальным вариантом для решения этой проблемы может послужить летняя веранда. Если группа небольшая, то достаточно отставить несколько столов в тенек. Если группа большая, целесообразнее забронировать всю летнюю веранду ресторана. Гости, естественно, должны иметь на руках программку, в которой прописано расписание питания. Сделать это нужно по той простой причине, что обычно питание группы не происходит в обычное для посетителей отеля время, в силу того, что у группы проходит конференция, выездные мероприятия и т.д.

Здесь также работает, упомянутое выше право подписи. После каждого приема пиши, Вам, вероятнее всего, придется подписывать чеки на доп. Счет («безналичный остаток»).

После банкетного ужина, группа может переместиться продолжать веселье в бассейн, здесь также нужно держать при себе список со всеми служащими отеля, вдруг разобьется бокал и кто-нибудь ни дай бог поранится. Питание все же, так или иначе, связано с употреблением алкоголя.

12. Подготовка и оформления зала для конференции на принимающей стороне.

Здесь, в принципе нет ничего сложного. За Вас все сделают служащие отеля. Конференция – время Вашего отдыха. Обычно, представители компании не раз проводили конференцию и, без проблем, справятся без Вас. Единственное, что стоит учесть, - это то, что обычно для конференций компания использует определенную атрибутику (разборные стенды, продукцию компании, сувениры), которую не всегда гости везут с собой. Вероятнее всего, Вам нужно будет отправить посылку почтой «DHL» или «FEDEX», в которой Вы и транспортируете всю атрибутику. Здесь стоит уточнить, когда в данной стране выходные дни и национальные праздники (как было сказано выше), чтобы, ни дай бог, Ваш груз пришел в один из этих дней. Во всем остальном Вам без проблем помогут служащие на территории отеля.

13. Синхронизация сценария выездных мероприятий с подрядчиками принимающей стороны.

Все переговоры с принимающей стороной начинаются в Вашем офисе. Обычно Вы высылаете клиенту концепцию, в которой детально указываете, что и как у Вас будет происходить на территории другой страны. После концепции Вы создаете сценарий, который обязательно согласовывает с Вашими подрядчиками на принимающей стороне. По большому счету, все согласования – это документооборот. Вам нужно правильно составить документы и привести их к единому формату, чтобы потом передать клиенту. Кстати, у клиента, обычно, также существует определенный сценарий развития событий, поэтому все эти документы нужно скоординировать, воедино и привести к одному внешнему виду, чтобы и Вы и клиент и подрядчики обладали схожей информацией, одного формата.

14. Бронирование банкетной площадки на принимающей стороне.
15. Организация развлекательного (банкетного) мероприятия на принимающей стороне.

Зачастую, после всех мероприятий, клиент хочет отдохнуть и расслабиться после конференций и мероприятий, Обычно для этого заказывают банкет в каком-то из местных ресторанов. В принципе, в хороших отелях всегда существует служба бронирования. Вам не нужно специально искать ресторан в чужой стране, ничего не зная о его кухне и атмосфере, в этом Вам помогут сотрудники отеля.

В ресторане также стоит позаботиться о выделении специальной зоны для гостей (возможно отдельной зоны для VIP персон и детей). Позаботьтесь, о том, чтобы Вам выделили больше официантов и заранее произвели сервировку столов.  Также уточните, где находятся уборные комнаты и гардероб, если это необходимо. Попросите выделить охрану, если существует такая возможность.

Ну а дальше следуйте по стандартной схеме организации банкета, только имейте в виду, что с местными артистами придется общаться именно Вам. Составьте для них сценарий на английском и четкий временной план.

16. Разработка системы денежного оборота на принимающей стороне.

Вам постоянно придется подписывать чеки, договариваться о доплатах, производить наличный расчет. Позаботьтесь заранее о том, чтобы выслать гарантийное письмо отелю, написанное на фирменном бланке Вашей компании или компании клиента. Практически в 90% случаев у Вас будет перерасход, поэтому безналичный  наличный резерв всегда должен быть.

Уточните у клиента, сможет ли какой-либо из представителей компании расплатиться в ресторане корпоративной кредитной картой. Обычно у крупных компаний такая возможность есть. Это существенно упростит проблемы с выделением наличных денег.

Обычно после проведения мероприятия Вам будут выставлять дополнительные счета. Этот документооборот займет много времени, от одного месяца, до полугода.  Постарайтесь все же уговорить клиента «подвесить в воздухе» безналичный остаток, тогда отель просто перечислит Вам или клиенту деньги обратно, и Вы избавите себя от головной боли.

17. Урегулирование споров и конфликтов с принимающей стороной.

Задача предыдущих 16 пунктов состоит в том, чтобы этот пункт опустить. Если сделать все правильно, не произойдет никаких споров и конфликтов. Принимающую сторону интересует только коммерческая прибыль и соблюдение правил и сроков. Исходя из этого, все делайте заранее и перестраховывайтесь. Бронирование и денежный (документальный оборот) – самые важные моменты, предусмотрев которые, данный пункт можно опустить.

18. Организация отъезда группы и трансфер до аэропорта.

По большому счету, трансфер в обе стороны ничем не отличается. Следует учесть только некоторые деликатные нюансы. Например, кто-то из гостей захочет остаться подольше, а кто-то уехать пораньше. Номера и общий трансфер, естественно, забронированные на определенные даты и время. Поэтому, будьте готовы, что группа, определенным образом, может уезжать по частям, менять билеты и ставить перебронировать номера. В таком случае, каждая ситуация решается отдельно, каких-то определенных советов дать не могу. Могу только посоветовать, не упустить возможность такого происшествия.

Подводя итог всему сказанному, могу отметить, что организация выездного мероприятия за границу во многом отличается от организации обычного корпоративного вечера или Нового года. В данной статье я постарался наиболее подробно разобрать все нюансы.

С уважением, Прохоров Александр.

Специально для "Базы артистов"